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負責帶的新人撐不過試用期

2022年12月9日 14:54
如題,文長,手機排版;藝術產業,小弟20後半,新人(男)40。交接7月到現在,結果失敗,老闆決定不繼續僱用他。 以下文多繁雜。希望請大家檢視看看,這個交接流程有哪些可改進的地方,感謝感謝。 小弟海歸碩士畢,去年回台進現在單位上班;圈子太小故沒法提供更多細節,請務必見諒。 現在職位類似於一般公司之PM(詳細職位不太一樣,但這裡從簡解釋)。公司只有我一個正職PM,所以八成左右的專案管理跟執行會交給我,而剩下的我也會經手/監督到。 底薪不勘一問,不過學以致用+未來發展方向相符,做得很算是愉快。 因個人規劃,去年入職便跟老闆談好做到今年九月離職。老闆在七月找到新人過來交接。新人背景是這樣的:40,高職畢業後沒有固定工作,留在家裡照顧家人到今年出來工作。 上一任交接時因健康因素,時間比較短,五天交接後就讓我執行專案,然後上一任就離職了。這也是我第一次要交接新人,所以準備工作做的比較多,將交接大致分為四個階段: 1. 詳列目前工作內容,並按照流程順序、發生地點等條件分別造冊,以便從不同角度檢索、引用。 2. 帶新人練習模擬專案,從專案發生(客戶聯繫或老闆指派)、專案執行,一路到結案(結帳、寫報告)全部做過一次,以熟悉基本SOP。 3. 帶新人到現場協助執行專案。有時候是請他全程擔任助理,跟著我工作的同時了解現場流程;其他時候則是指派特定工作,以讓他適應現場獨立工作為目標。 4. 讓新人實際負責小型專案,上手後逐漸交接到大型、較複雜之專案。 5. 閃亮離職。 備註:交接期新人有支薪;預計交接完成後漲20%正式入職。 =七月~八月=(第一~第二階段) 交接第一個月就感覺他會比較棘手。新人對許多事務並不熟悉;像是不會用excel、不會寫報告、不會說話等。這些問題注意到後,排定在第二階段結束前改善。公司的excel多半用在紀錄、做時間表跟人員名單上,所以便一個個步驟帶(例:這邊到這邊框起來,ctrl+c,然後開這個表,ctrl+v)。 不會寫報告跟文采有關,帶起來比較難著手。在試寫項目如「量化計畫成效」的部分,會把「…招募許多志工朋友來協助…」也作為成效寫進去,要給贊助商看的文案裡面。提供文案範本(150字內)請他依樣畫葫蘆,他一般會完整複製後改變文字順序、標點符號。 新人說話聲音很小,且反應比較慢(回應一次大概先沉默1-5秒);在辦公室裏面對面講話,會聽不到他說話。這一點讓交接變得困難許多,短期內沒有解決辦法。 在第一、二階段期間後,同事都注意到新人比較少獨立工作經驗。約八月底,準備進三階段前,時常出現的對話如下: 我🌽 新人🥔 (🌽準備要帶🥔做專案準備工作,10:00am) 🌽 XX我問一下,你今天有哪些事情要處理? 🥔 (沉默、吱嗚) 🌽 (稍等片刻)抱歉,你剛才說什麼? 🥔 OO要我做PPT,XX說下禮拜的活動要做時間表(沉默、吱嗚)。 🌽 好。這些你三點左右會做完嗎? 🥔 (沉默、吱嗚) 🌽 會有困難嗎? 🥔 我不確定,因為這些要(吱唔)。 🌽 好,如果有困難可以問我,或是參考在(檔案路徑)裡面的範本。 🥔 好。 🌽 那你先做,我們三點再來看一次,有問題隨時問我(我的位子距離他1.5公尺)。 🥔 好。 中間不會發問,詢問他會說沒有問題,然後三點到時發現完全沒有進度;問他是不是有其他事情擠進來,拖到他進度了?也會說沒有。 🌽 (???) 備註:專案結束後,也常發現他負責的項目沒做,是其他同事來救火處理掉的。 =9~11月=(第三階段~第四階段) 現場實習階段,會出現的問題大致歸於以下三例: 1. (🌽🥔在現場)(對話省略沉默、吱唔) 🌽 今天麻煩你就跟著我。我沒有交代的話,不要沒有回報就自己跑去做事情。 🥔 了解。 (五分鐘後,🥔突然離開) 🌽 等一下你要去哪裡? 🥔 這個海報歪掉了,我重新貼一下。 🌽 這個先不用處理沒關係。現在不急,而且已經有安排人處理了。我們現在有其他急事要處理。 🥔 (把海報撕下重新貼) 🌽 (???) 2. (同樣,對話省略沉默、吱唔) 🌽 XX不好意思,這個(單面)時間表麻煩你去附近7-11加印,印六份,A4,黑白的。發票要打統編,我再給你錢。 🥔 好。 (四十分鐘,兩通電話沒人接後) 🥔 (帶著八份A3全彩列印的文件,跟快300塊的發票回來) 🌽 ??怎麼會印這麼多? 🥔 因為印A4看不清楚,我拿去印刷行印。我想說多印一點。 🌽 (???) 3. 🌽 (跟其他人溝通五分鐘後,發現🥔跑不見了)🥔跑去哪裡了? (五分鐘搜索後,🥔 出現在現場某處,處理類似海報歪掉等級的事情,例如說把椅子擺正) 🌽 不是有說除非我交代,不然就跟著我就好嗎? 🥔 我想說看你在跟XX說話,我就來弄一下這個。 🌽 (???) 備註:以上三例是很簡化的版本,實際情況解釋會更詳細;為什麼要一直跟著我,而不是在現場做事,是因為他做的事情我已經安排其他人處理。且這個職位上,「與其他人分攤工作」才是重點:事情很雜很多,尤其在現場,若全部事情均親力親為,容易失去對整體進度的掌握、顧此失彼。這類解釋,多半發生在上文中「(???)」的部分。 =12月=(第五階段:閃亮離職) 總上所述,最後老闆決定放掉新人,另外徵才。我也即將從目前的單位離職,去做其他事情(耶!)。 交接的過程中,我最主要的感覺是「怎麼換講法、作法、示範都無法長遠的影響新人」。上述新人出現過的問題,都是重複性發生的;同事們的共識是「如果不盯著他做,就會不做,或是做一點點,最後派不上用場」。 這是讓我比較煩惱的問題:新人君有一個很大的工作斷層(約19-40,21年);我本認為應能交接到會用Excel,能處理基本文書的程度,但實際的結果沒有達到。 以上,不多贅述。希望引大家討論、指教。 感謝感謝,勿認親。
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